5 clefs pour réussir un travail de groupe

Exposé, mémoire, étude de cas… que ce soit au collège, au lycée ou à l’université, il arrive très souvent que des travaux de groupes soient demandés aux étudiants par un professeur. Faire travailler en équipe les étudiants a pour objectif de développer chez eux de nombreuses compétences transversales comme l’écoute, l’empathie, le partage de tâches, le travail, la collaboration, la gestion de conflits, l’organisation de réunions, le regard critique, etc. Pour être mené à bien, un projet de groupe doit respecter certaines conditions, à la fois organisationnelles et humaines. Voici, selon Magic-me, les 5 astuces de méthodologie à appliquer pour réussir un travail de groupe.

Définir l’objectif commun - le “Quoi”

Avant de démarrer, il est toujours utile de faire un tour de table pour que chacun exprime sa perception du travail à effectuer en fonction des objectifs, des consignes mais aussi des contraintes imposées (délai, format, etc.) : Quel est l’objectif de l’exposé ? Quelles sont les notions abordées ? Quelle forme prendra la présentation du travail ? Quel est le délai imparti ? Cette étape marque le début de la collaboration des étudiants et permet à la fois de clarifier l’objectif du projet et d'impliquer tous les membres du groupe dans le déroulement et la réussite du travail en commun. Durant cette phase préparatoire, la coopération de chaque membre de l'équipe est nécessaire car elle favorise la cohésion du groupe.

Responsabiliser tous les membres du groupe - le “Qui”

Dans un groupe de travail, chaque personne est co-responsable de l’atteinte du but commun et constitue une ressource pour l’équipe, en contribuant à l’animer par sa motivation, sa participation, ses efforts, son expertise, son savoir, ses habiletés, ses qualités, etc. Si les efforts de chacun convergent vers la réalisation d’un objectif commun (défini précédemment), les participants doivent garder à l’esprit que la qualité d’un travail réalisé par une équipe dépend en grande partie de la qualité du travail réalisé individuellement par chaque personne. Après la définition de l’objectif commun, il est donc pertinent lors de la phase préparatoire de construire une organisation collaborative dans laquelle chacun aura un rôle spécifique. Encore mieux, ce rôle sera défini en fonction des aptitudes et des appétences de chacun pour former une équipe complémentaire. 

Les différents rôles au sein d'une équipe

• les étudiants tournés vers l’action
• ceux qui sont plutôt tournés vers la réflexion 
• et enfin ceux qui sont centrés sur la relation

On préférera confier aux premiers les rôles d’organisation, de gestion du temps, de planification : fixer les rendez-vous, rappeler les objectifs, s’assurer que le travail avance conformément au planning. Aux seconds le rôle d'identification des informations à collecter, de définition de la problématique. Et enfin aux troisièmes, les rôles de coordination et d’animation : donner la parole, inviter chacun à participer, installer un climat bienveillant et stimulant, favorable à l’émulation de l’intelligence collective. Il s’agit pour chacun de remplir sa fonction en s’assurant de respecter celle des autres membres du groupe, sans pour autant se soustraire à la réalisation du travail demandé : dans tous les cas, il est de la responsabilité de tous les membres du groupe de contribuer à la définition de l’objectif, de rechercher et traiter les informations, de les synthétiser, et de respecter les délais en investissant le temps et l’énergie nécessaires.

Planifier - le “Quand”

Cette étape est primordiale pour la réussite du projet et son déroulement dans de bonnes conditions d’entente et de coopération. Planifier le travail consiste d’abord à découper en grandes étapes la réalisation du projet ; ensuite, on découpera à nouveau chacune de ces grandes étapes en sous-étapes, etc.

Dans un second temps, il s’agit de répartir le temps dont on dispose pour la réalisation du travail en regard du temps requis pour l’exécution de chaque étape, et d’établir un calendrier adéquat avec une deadline pour chaque sous-étape et pour chaque étape.

La procrastination

Méfiez-vous de la philosophie consistant à tout remettre au dernier moment ; en groupe, il vous faut du temps pour échanger, comparer, synthétiser... en un mot, pour "maturer" ensemble les réflexions des uns et des autres (questions, suggestions, etc.). Prévoyez de vous rencontrer à intervalles réguliers pour que le projet avance de manière efficace et régulière. Et n'oubliez pas que la réunion sera utile et productive seulement si chacun des membres a effectué sa part de travail en amont !

Communiquer - le “Comment”

On l’a dit, travailler en équipe nécessite des qualités d’écoute, d’empathie, d’ouverture et de respect, et ce afin que chacun puisse s’exprimer librement et contribuer à l'avancée du projet. La communication devra porter à la fois sur la réalisation concrète du devoir et sur les sentiments de chacun au cours du projet :

• la communication concernant le travail en lui-même : les questions de fond, la mesure des progrès, les suggestions, les réserves, etc.
• la communication sur les sentiments des membres du groupe. Ces éléments ne doivent pas être sous-estimés, il est important de pouvoir verbaliser ses frustrations, ses souhaits et autres sentiments afin de ne pas cristalliser les tensions. Pour cela, on pourra utiliser la communication non violente, un outil particulièrement puissant pour désamorcer les conflits et responsabiliser chacun dans l’élaboration de propositions constructives pour le groupe. Une équipe performante est avant tout une équipe soudée !

La communication est absolument essentielle à la bonne conduite d’un travail en groupe. Sans communication entre les membres, le projet ne bénéficiera pas de l’intelligence collective : la prise de décision sera unilatérale et le travail rendu risque de manquer de cohérence globale (le résultat ne sera que l'addition des apports isolés de chacun).

Des outils de travail adaptés

Il convient pour chaque projet de choisir un canal de communication privilégié. Il peut s'agir d’un groupe whats’App, un canal Slack ou tout autre outil de messagerie instantanée (l’essentiel est de s’assurer que tous les membres du groupe y aient bien accès et soient suffisamment à l’aise avec l’outil pour s’informer et s’exprimer facilement.) Il existe également des plateformes collaboratives permettant au groupe de travailler plus efficacement. Dans un souci de productivité, l'équipe aura également intérêt à créer au moins un espace de travail partagé, par exemple sur Google Drive.

Engager et entretenir la motivation - le “Pour Quoi ?”

Le pour quoi, ou la motivation, est le dernier élément nécessaire à la réussite d’un projet collectif. Il permet de stimuler les participants, d’avoir un but d’équipe au-delà de celui fixé par le professeur. La motivation est à la fois intrinsèque et extrinsèque. La motivation intrinsèque correspond à la satisfaction de réaliser un travail en groupe : l’apprentissage de nouvelles connaissances et compétences, le plaisir des interactions entre les membres du groupe, la fierté de rendre un projet abouti. Notons que plus les membres de l’équipe sont impliqués dans la phase préparatoire du projet (définition de l’objectif et répartition des rôles), mieux chacun s’appropriera le projet et plus son implication sera élevée. La motivation extrinsèque est quant à elle liée à la “carotte” obtenue une fois le devoir terminé : il peut s’agit tout simplement de la note donnée par le professeur, mais il peut également s’agir d’une “récompense” définie par le groupe en début de projet : une sortie, une activité ensemble, un cadeau que l’on se fait pour se féliciter du travail fourni. Le système de récompense permet de développer l'esprit d'équipe et de mobiliser l’énergie de ses pairs lorsque la motivation intrinsèque est en berne : cela crée une vraie dynamique d'équipe.

En conclusion :  Quoi, Qui, Quand, Comment, Pour quoi sont les 5 clefs de la réussite d’un travail de groupe. En appliquant ces astuces, vous développerez un travail d'équipe efficace et plus encore.... peut-être que naîtront chez vous des talents de leadership, des qualités de créativité, d'entraide envers vos coéquipiers... qui feront du travail en groupe votre mode de travail préféré !